De wandaden van het volk zijn te wijten aan de vorst
Niccollò Machiavelli,Discorsi
Ambtenaren hebben macht. En dat is maar goed ook. Met die macht kunnen ze zaken voor de burger regelen. Soms gebruikt een ambtenaar deze macht verkeerd en zit je in een ellenlange procedure. De vraag is of je dan te maken hebt met een eigenzinnige machtswellusteling of dat er nog meer achter zit. In dit verhaal gaat Jan zijn woning splitsen en ontmoet hij zo’n ambtenaar. En dat gaat hem niet in de koude kleren zitten…
Jan gaat splitsen
“Ha, die Frits! Hoe is het?”
‘Dag Hork. Alles goed hier. Biertje?’
“Graag. Die gaat er wel in.”
‘Ober. Eén bier graag.’
“Ha, lekker. Proost Frits.Op Jan.”
‘Proost Hork. Jan?’
“Yep. Jan heeft ruzie met zijn gemeente gehad. Wilde zijn woning splitsen. Hij heeft gisteren de vergunning gekregen. We hebben er een forse borrel op gedronken gisteravond. De hele zaak heeft tien maanden geduurd. Eind goed, algoed, zullen we maar zeggen.”
‘Gefeliciteerd voor Jan. Eh.. Ik ken dit traject niet. Maar tien maanden lijkt me wel erg lang.’“Erg lang? Ik heb ze gezien in vier maanden. Dit was belachelijk.”
‘En dan krijg ik nu te horen wat hier fout ging en wat ik als raadslid kan doen om dit te vermijden in mijn gemeente?’
“Zeker. Als je tenminste geïnteresseerd bent?”
‘Wis en zeker, Hork. Kom maar op.’
“Oké. Jan heeft al enkele jaren twee etages van een pand in de binnenstad. Zelf bewoont hij de bovenste etage met leuk dakterras. Die daaronder had hij verhuurd. Zo’n jaar geleden vertrok de huurder van die etage. Dus dacht Jan:waarom verhuren als je kunt splitsen?”
‘Lijkt me logisch, met de huidige huizenprijzen. Of bij je eigen woning trekken.’
“Ook mogelijk, Frits. Enfin,Jan besloot te splitsen. Dus, aanvraag tot splitsing ingediend bij de gemeente. En toen begon de ellende. Voor een splitsing moet het pand in een bepaalde staat verkeren. Hiervoor is overleg met een ambtenaar nodig. De desbetreffende ambtenaar heeft als een kleine despoot de zaak keer op keer sterk vertraagt. Niet of laat reageren op brieven,vage eisen stellen en later weer bijstellen en ga zo maar door. Jan werd er knettergek van. Op een gegeven moment was hij zover dat hij liever die ambtenaar dan zijn woning wou splitsen!”
Frits begint te lachen. De Hork lacht mee.
‘Zeker weten dat dit aan de ambtenaar lag en niet aan Jan, Hork?’
“Redelijk zeker, Frits. Een kennis van me doet hetzelfde werk bij een andere gemeente. Jan en ik hebben het dossier aan hem voorgelegd. Die kennis was van mening dat het gedrag van de ambtenaar voor zeker vier tot vijf maandenvertraging had gezorgd. Hij zei dat bij zijn gemeente dit gedrag niet wordt getolereerd.”
Ja, achter het behang die ambtenaar! Herkent u dit? Is het niet uit eigen ervaring dan kennen we iets dergelijks wel uit verhalen van anderen. Laten we eens gaan kijken naar de achtergronden van deze zaak…
De wethouder doet een duit in het zakje
‘Oké. Dus zodra Jan dit wist is hij naar de wethouder gegaan om dit recht te laten trekken?’
“Nee.”
‘Oh. Ik dacht toch dat Jan niet op zijn mondje was gevallen in dit soort situaties.’
“Klopt. Maar wat ook meespeelde was dat Jan die wethouder redelijk goed kende. Jan was hem op een andere manier al tegengekomen. Daarbij had de wethouder zijn volstrekte afkeer tegen al die splitsende geldwolven laten blijken. Citaat: ‘Als het aan mij (de wethouder) ligt, komt er geen splitsing door in mijn gemeente’. Leuk om te brullen, maar het splitsingsbeleid is op een hoger niveau geregeld dan deze wethouder. Hij moet zich dus gewoon aan de wet houden. Daarvoor is hij ‘wet’-houder en die wordt geacht zich aan de wet te houden en deze netjes uitvoeren. Niet alleen het vingertje naar de burgers wijzen, maar ook zelf het goede voorbeeld geven. Op deze manier je macht gebruiken om de uitvoering van de wet te traineren is niet meer dan kinnesinne. Kinderachtig dus. Maar goed, je begrijpt dat de ambtenaar zich volledig gedekt voelde door deze wethouder. Als Jan naar de wethouder was gegaan meteen klacht, had deze er waarschijnlijk nog een schepje bovenop gedaan.”
‘Jan was dus, kort gezegd,de lul.’
“Precies. En met hem natuurlijk vele anderen. Want Jan is niet de eerste en ook niet de laatste die een splitsing wil. En daarnaast, beste Frits,moet je je ook afvragen of deze wethouder niet op andere terreinen zijn persoonlijke voorkeur laat prevaleren boven de wet.”
‘Hoe komt het toch Hork, dat ik nu het gevoel heb dat de bal in mijn richting komt?’
De Hork lacht.
“Goed gezien Frits.”
De wethouder doet ook mee met de ambtenaar (of omgekeerd). Tegen die combinatie is het lastig vechten. Hier is een hogere macht hard nodig om dit te corrigeren. En wie is die hogere macht? Juist ja, de Gemeenteraad…
En wat doet de Gemeenteraad?
‘Oké. De wethouder en de ambtenaar zijn in beeld geweest. De Gemeenteraad nog niet. Hoe moesten die dit weten?’
“Door de goede vragen te stellen.”
‘De raadsleden weten niets van Jan zijn persoonlijke sores. Dus mag ik aannemen dat hier weer een algemene controlemaatregel komt?’
“Heel goed, Frits. Waar zullen we beginnen?”
‘Eh… De meetgegevens in de productbegroting en rapportages?’
“Frits, je gaat vooruit!Oké, wat weet je?”
‘Ik heb dit toevallig van de week nog voor een vergadering bestudeerd. In de begroting staat dat er zo’n negentig splitsingen worden verwacht in het lopende jaar.’
“Oké. En wat zegt dit?”
‘Mmm. Eigenlijk nog niets.
“Dus, wat heb je nog meer nodig?”
‘Poeh. Voor Jan was natuurlijk het contact met die ambtenaar een crime. Maar het ergste was natuurlijk dat het zolang duurde. Eh.. dit leidt ertoe dat volgens mij bij de meetgegevens, naast het aantal splitsingen, ook de gemiddelde doorlooptijd van de splitsingen moet staan. Dit afgezet tegen een standaard doorlooptijd.’
“Uitstekend Frits! Hiervoor verdien je een gele rakker. Ober, twee bier graag.”
De ober brengt het bier. Frits glundert nog wat na van het compliment.
‘Proost Hork.’
“Proost Frits. Op je goede analyse.”
‘Dank, Hork.’
We zijn weer terug bij af. De Gemeenteraad heeft behoefte aan goede informatie van de wethouder. Zonder dit geen actie. Kennis is macht tenslotte. Laten we gaan kijken of er nog meer in het vat zit…
En de directaris doet natuurlijk ook mee
Frits kijkt wat nadenkend voor zich uit.
“Een dubbeltje voor je gedachten, Frits.”
‘Yep. Ik zit me af te vragen of onze wethouder ook zo te keer gaat.’
“Aha. En daarnaast, vergeet de directaris niet.”
‘De directaris, Hork? Die heeft hier toch niets gedaan?’
“Nee?”
‘Nee. Mmm… Wat zit je te kijken Hork?’
“Wat denk je Frits. Wie is er de baas van de ambtenaar?”
‘Ho. Je hebt gelijk. De directaris had natuurlijk allang de ambtenaar moeten controleren op de productie, de doorlooptijden enzovoort.’
”Precies. En als de wethouder boos wordt op de ambtenaar dat de splitsing zo vlot gaat,moet de directaris ervoor gaan liggen en de ambtenaar afdekken.”
‘Dan krijgt de directaris wel ruzie met de wethouder, Hork.’
“Klopt, Frits. Maar een beetje directaris gaat voor een goede en integere organisatie en laat zich niet voor het persoonlijke karretje van de wethouder spannen.”
‘Oké. Daar heb je gelijk in.’
De Hork komt weer op de proppen met de directaris. Logisch ook. De directaris is er tenslotte verantwoordelijk voor dat de ambtelijke organisatie deugdelijk en integer werk aflevert. En een goede directaris laat zich natuurlijk niet van de wijs brengen door de waan van de dag (of die van de wethouder)…
Kijk naar het proces, niet naar de persoon
‘Maar nu wordt het lastig.Want ik weet nu helemaal niet meer op wie ik me op moet richten.’
Op niemand natuurlijk, Frits.”
‘Hè. Wat bedoel je Hork?’
“Wat ik zeg. Kijk, jij probeert je aandacht nu nog steeds op een persoon te richten. Je moet beginnen met je aandacht op het proces te richten. Als je de uitkomst daarvan hebt kun je je vervolgens richten op personen. Als de gemeenteraad het college de opdracht geeft de meetgegevens periodiek te rapporteren, wat gebeurt er dan?”
‘Eh.. Dan gaat iedereen er voor zorgen dat deze beter worden. Niemand heeft er zin in om aan de gemeenteraad in het openbaar uit te leggen waarom hij aan het traineren is.’
“Precies. Als ze alles algoed doen, gaat het al goed. Als de wethouder zijn eigen agenda wil doorvoeren, dan wordt dit een stuk lastiger. Als de ambtenaar dit doet wordt de wethouder boos en als de directaris niets doet worden alle wethouders boos. Dus gaan ze in de goede richting. Of ze nu willen of niet. En of de wethouder gefrustreerd is of niet is zijn probleem.”
‘Jaja. Dus als de gemeenteraad het proces kritisch in de gaten houdt, hoef ik me niet bezig te houden met de personen.’
“Klopt. Het is makkelijker om de situatie naar je hand te zetten dan personen. Tenzij de wethouder gewoon weigert mee te werken. Dan volgt…?”
‘De vertrouwenskwestie, Hork.’
“Precies, Frits.”
‘Hmm. Wel terecht, maar daar moet je dan wel draagvlak voor vinden.’
“Yep. Maar niet geschoten is altijd mis, Frits. En als de wethouder hier zo zit te klooien, wat doet hij dan de rest van de dag?”
‘Oké. Dat is een retorische vraag, maar je hebt een punt. Heeft Jan trouwens nog iets gedaan nadat hij zijn vergunning had gekregen?’
“Jazeker. Hij had een soortdagboek bijgehouden. Dat heeft hij daarna opgestuurd naar het College als een klacht. Momenteel wacht hij op antwoord.”
‘Hmm. En als dat een nietszeggend briefje is dat hij eerder aan de bel had moeten trekken bij de wethouder?’
“Dan gaat het geheel naar zijn Gemeenteraad met de beleefde aanbeveling om het College aan te sporen om hier wat extra aandacht aan te besteden.”
‘Zal het College leuk vinden.’
“Niet echt. Maar elke burger heeft tenslotte het recht om een brief aan de Gemeenteraad te sturen.Vertel eens. Wat zou jouw reactie zijn op zo’n brief van een geplaagde burger?”
‘Op zich een goede reden om de wethouder aan zijn taas te trekken. Maar die lult zich er waarschijnlijk uit met de opmerking dat Jan niet bij hem is geweest.’
“Kom, kom Frits. Je kunt toch wel meer dan dit?”
‘Hmm. Daar heb je gelijk in. Ook al heeft Jan de wethouder niet benaderd, het feit dat dit met zo’n gemak gebeurt geeft aan dat de wethouder geen controle over zijn ambtenaren heeft. Dan wel absoluut niet weet wat er gebeurt. En dat is kwalijk. Daarnaast ligt hier natuurlijk, om het zo maar eens te zeggen, een verbeterpunt voor de directaris. Dus toch wel verwijtbaar.’
“Dat klinkt al een stuk aangenamer. En dat is ook prettig voor burgers die zo’n brief schrijven. Als de Gemeenteraad dit oppikt dan stimuleert dat andere burgers om ook brieven naar de Gemeenteraad te schrijven.”
‘Hoho, Hork. Volgens mij wil je me nu bedelven onder post van burgers.’
“Alleen zolang de zaken nog niet goed geregeld zijn Frits. Maar ik denk dat wel meer gemeenteraadsleden zo’n reactie hebben. In ieder geval, Jan heeft er wel zin in om dat dagboek aan zijn Gemeenteraad te sturen.”
‘En mag ik aannemen dat Jan in de nabije toekomst geen andere vergunningen nodig heeft Hork?’
De Hork lacht.
“Dat heb je heel goed gezien Frits.”
Ja. Soms zit er niets anders op dan de lange weg van de ambtenaar af te lopen. Toch kan die ervaring de Gemeenteraad helpen om dit in de toekomst beter te regelen voor anderen. Maar hebt u in zo’n geval zin om de Gemeenteraad wakker te schudden? En eventueel het College (en mogelijk die ambtenaar) kwaad te maken? Dat is aan u om te beslissen…